Resumen
El Planificador de eventos permite crear y compartir planificadores personalizados para que los candidatos reserven entrevistas según tu disponibilidad en tiempo real.
🧭 Introducción
El Planificador de eventos facilita la coordinación de entrevistas al permitir que los candidatos seleccionen un horario disponible sin necesidad de intercambio manual de correos. Si sincronizas Google Calendar y/o Microsoft Calendar, tus eventos existentes bloquearán automáticamente las horas no disponibles.
⚠️ Importante: El candidato nunca ve el contenido de tus eventos, solo los huecos libres.
🛠️ Cómo crear un planificador
Ve a Ajustes > Reclutamiento > Planificador de eventos.
Haz clic en Nuevo planificador e identifica tu planificador con un nombre (ej. “General”).
Configura los detalles principales del planificador.
Define la duración de las entrevistas.
Establece:
Cuántas horas antes te pueden reservar.
Cuántos días en el futuro podrán agendar.
Enlace válido por: Define durante cuánto tiempo permanecerá activo el enlace de reserva que compartes con los candidatos.
Selecciona el tipo de entrevista y los asistentes de tu equipo.
Define tu disponibilidad semanal, que será la que vea el candidato al reservar.
Configura diferentes disponibilidades para cada día de la semana o varias franjas dentro del mismo día.
Haz clic en Guardar para activar tu planificador.
Puedes crear tantos planificadores como necesites.
⏳ Cómo funciona la validez del enlace
La duración máxima de un enlace nunca puede superar el límite configurado en el campo Puede reservar hasta del propio planificador.
Este ajuste determina hasta cuántos días en el futuro un candidato puede reservar una entrevista. El campo Enlace válido por permite establecer una duración igual o inferior a ese límite.
Siempre se aplicará el plazo más restrictivo de ambos valores.
Ejemplos:
Si Puede reservar hasta está configurado en 3 días y Enlace válido por en 1 día, el enlace dejará de estar disponible transcurrido 1 día.
Si Puede reservar hasta está configurado en 3 días y Enlace válido por en 5 días, el enlace seguirá caducando a los 3 días.
Esta configuración evita que un enlace permanezca activo más tiempo del permitido y permita reservar entrevistas fuera del período definido en el planificador.
⚠️ Importante: La validez final del enlace siempre estará determinada por el plazo más corto entre Puede reservar hasta y Enlace válido por.
✅ Tip útil: Usa distintos planificadores si manejas entrevistas técnicas, de RRHH o procesos con temporadas específicas.
🧩 Usar el planificador
Puedes utilizar un planificador de tres formas distintas:
1a. Enviar un correo manual con el planificador adjunto
Desde el panel del candidato, redacta un nuevo correo y adjunta el planificador.
1b. Usar una plantilla de correo
Crea una plantilla e incluye el planificador directamente, para reutilizarlo fácilmente.
1c. Enviar un correo automático con el planificador
Configura una acción automática que contenga el planificador adjuntado.
💬 2a. Enviar el planificador por WhatsApp
Si tu empresa dispone de la integración de WhatsApp Recruiter, también puedes enviar el planificador directamente por WhatsApp al candidato.
De esta forma, el candidato recibirá el enlace para reservar su entrevista desde la conversación de WhatsApp.
🤖 2b. Enviar el planificador mediante automatizaciones de WhatsApp
El planificador también puede enviarse automáticamente mediante acciones configuradas para WhatsApp, permitiendo que el candidato reciba el enlace de reserva sin intervención manual.
✅ Tip útil: Si tu equipo utiliza tanto correo electrónico como WhatsApp, elige el canal que mejor se adapte a la forma habitual de comunicación con tus candidatos.
⚠️ Importante: Las opciones de envío por WhatsApp solo estarán disponibles para las cuentas que tengan configurada la integración con WhatsApp Recruiter.
👥 Entrevistas grupales
Ahora puedes activar el modo evento grupal y permitir que varios candidatos reserven el mismo hueco de entrevista.
Qué permite esta mejora
Definir cuántos candidatos pueden reservar una misma franja.
Gestionar entrevistas grupales, dinámicas, sesiones informativas o formaciones.
Ver un solo evento en tu calendario con todos los candidatos invitados.
Los candidatos solo ven su propia participación, nunca la de otros.
Privacidad
Google Calendar: Privacidad completamente preservada.
Microsoft Calendar: Por limitaciones del proveedor, no es posible ocultar a los demás participantes en la invitación.
✅ Tip útil: Crea planificadores independientes si necesitas separar entrevistas individuales de sesiones grupales.
⏱️ Intervalos de tiempo personalizables
Antes, los intervalos se generaban únicamente cada 15 minutos. Ahora puedes definir:
Cada cuánto se generan los intervalos de reserva.
Independientemente de la duración exacta de la entrevista.
Qué mejora esto
Mayor flexibilidad para adaptar tu disponibilidad a cada proceso.
Mejor control cuando gestionas alto volumen de candidatos.
Una experiencia más clara tanto para tu equipo como para los candidatos.
🔔 Recordatorios automáticos de entrevistas
Ahora puedes configurar recordatorios automáticos para reducir ausencias y mejorar la experiencia del candidato.
⚙️ Recordatorios configurables
Al crear o editar una entrevista puedes añadir hasta 5 recordatorios distintos.
Cada recordatorio permite configurar:
Tiempo antes de la entrevista (minutos, horas o días)
Canal de envío:
Email
WhatsApp
Ambos
Los recordatorios se programan automáticamente y se envían en el momento configurado.
🧩 Recordatorios según el tipo de entrevista
Los mensajes se adaptan automáticamente según el tipo de entrevista:
💻 Online
Incluye automáticamente:
Enlace de videollamada
🏢 Presencial
Incluye:
Dirección completa de la entrevista
📞 Telefónica
Indica al candidato que recibirá una llamada telefónica.
📨 Canales compatibles
Los recordatorios están disponibles mediante:
Email
WhatsApp
Los correos incluyen automáticamente un archivo .ics para añadir el evento al calendario.
En WhatsApp se utilizan templates aprobadas por 360Dialog.
🗂️ Plantillas de programación
Los recordatorios también pueden preconfigurarse dentro de las plantillas de programación.
Así, cada nueva entrevista creada desde una plantilla heredará automáticamente los recordatorios definidos.
✅ Tip útil: Configura recordatorios directamente en tus plantillas para mantener procesos consistentes entre recruiters y equipos.
🔄 Gestión automática de cambios
El sistema gestiona automáticamente los recordatorios cuando hay modificaciones en las entrevistas.
⚙️ Comportamientos automáticos
Si cambias la fecha → los recordatorios se reprograman
Si modificas los recordatorios → se cancelan los anteriores y se crean los nuevos
Si eliminas la entrevista → los recordatorios pendientes se descartan
Si la hora del recordatorio ya pasó → no se enviará
🚀 Ventajas
Reduce el no-show en entrevistas
Mejora la experiencia del candidato
Automatiza completamente los recordatorios
Funciona mediante Email y WhatsApp
Permite mayor flexibilidad en la gestión de entrevistas
Facilita procesos individuales y grupales