Resumen
El Planificador de eventos permite crear y compartir planificadores personalizados para que los candidatos reserven entrevistas según tu disponibilidad en tiempo real.
🧭 Introducción
El Planificador de eventos facilita la coordinación de entrevistas al permitir que los candidatos seleccionen un horario disponible sin necesidad de intercambio manual de correos. Si sincronizas Google Calendar y/o Microsoft Calendar, tus eventos existentes bloquearán automáticamente las horas no disponibles.
⚠️ Importante: El candidato nunca ve el contenido de tus eventos, solo los huecos libres.
🛠️ Cómo crear un planificador
Ve a Ajustes > Reclutamiento > Planificador de eventos.
Haz clic en Nuevo planificador e identifica tu planificador con un nombre (ej. “General”).
Configura los detalles principales del planificador.
Define la duración de las entrevistas.
Establece:
Cuántas horas antes te pueden reservar.
Cuántos días en el futuro podrán agendar.
Enlace válido por: Define durante cuánto tiempo permanecerá activo el enlace de reserva que compartes con los candidatos.
Selecciona el tipo de entrevista y los asistentes de tu equipo.
Define tu disponibilidad semanal, que será la que vea el candidato al reservar.
Configura diferentes disponibilidades para cada día de la semana o varias franjas dentro del mismo día.
Haz clic en Guardar para activar tu planificador.
Puedes crear tantos planificadores como necesites.
⏳ Cómo funciona la validez del enlace
La duración máxima de un enlace nunca puede superar el límite configurado en el campo Puede reservar hasta del propio planificador.
Este ajuste determina hasta cuántos días en el futuro un candidato puede reservar una entrevista. El campo Enlace válido por permite establecer una duración igual o inferior a ese límite.
Siempre se aplicará el plazo más restrictivo de ambos valores.
Ejemplos:
Si Puede reservar hasta está configurado en 3 días y Enlace válido por en 1 día, el enlace dejará de estar disponible transcurrido 1 día.
Si Puede reservar hasta está configurado en 3 días y Enlace válido por en 5 días, el enlace seguirá caducando a los 3 días.
Esta configuración evita que un enlace permanezca activo más tiempo del permitido y permita reservar entrevistas fuera del período definido en el planificador.
⚠️ Importante: La validez final del enlace siempre estará determinada por el plazo más corto entre Puede reservar hasta y Enlace válido por.
✅ Tip útil: Usa distintos planificadores si manejas entrevistas técnicas, de RRHH o procesos con temporadas específicas.
👥 Entrevistas grupales
Ahora puedes activar el modo evento grupal y permitir que varios candidatos reserven el mismo hueco de entrevista.
Qué permite esta mejora
Definir cuántos candidatos pueden reservar una misma franja.
Gestionar entrevistas grupales, dinámicas, sesiones informativas o formaciones.
Ver un solo evento en tu calendario con todos los candidatos invitados.
Los candidatos solo ven su propia participación, nunca la de otros.
Privacidad
Google Calendar: Privacidad completamente preservada.
Microsoft Calendar: Por limitaciones del proveedor, no es posible ocultar a los demás participantes en la invitación.
✅ Tip útil: Crea planificadores independientes si necesitas separar entrevistas individuales de sesiones grupales.
👤 Eliminar un candidato de una entrevista grupal
En una entrevista grupal puedes retirar a un candidato de forma individual sin necesidad de cancelar la convocatoria para el resto de participantes.
Al eliminar a un candidato:
La entrevista continuará programada para el resto de asistentes.
El candidato eliminado recibirá automáticamente la notificación de cancelación correspondiente.
Los demás candidatos y participantes no recibirán ninguna modificación en su convocatoria.
Esta funcionalidad facilita la gestión de cambios de última hora sin afectar al resto del grupo.
⚠️ Importante: La notificación automática de cancelación solo se enviará si el organizador no tiene sincronizado su calendario con Google Calendar o Microsoft Outlook. Si existe sincronización con un calendario externo, la gestión de las notificaciones dependerá del proveedor correspondiente.
✅ Tip útil: Si el candidato no puede asistir pero deseas ofrecerle una nueva fecha, puedes enviarle posteriormente una nueva invitación de forma manual utilizando el mismo planificador u otro diferente.
⏱️ Intervalos de tiempo personalizables
Antes, los intervalos se generaban únicamente cada 15 minutos. Ahora puedes definir:
Cada cuánto se generan los intervalos de reserva.
Independientemente de la duración exacta de la entrevista.
Qué mejora esto
Mayor flexibilidad para adaptar tu disponibilidad a cada proceso.
Mejor control cuando gestionas alto volumen de candidatos.
Una experiencia más clara tanto para tu equipo como para los candidatos.
🔔 Recordatorios automáticos de entrevistas
Ahora puedes configurar recordatorios automáticos para reducir ausencias y mejorar la experiencia del candidato.
⚙️ Recordatorios configurables
Al crear o editar una entrevista puedes añadir hasta 5 recordatorios distintos.
Cada recordatorio permite configurar:
Tiempo antes de la entrevista (minutos, horas o días)
Canal de envío:
Email
WhatsApp
Ambos
Los recordatorios se programan automáticamente y se envían en el momento configurado.
🧩 Recordatorios según el tipo de entrevista
Los mensajes se adaptan automáticamente según el tipo de entrevista:
💻 Online
Incluye automáticamente:
Enlace de videollamada
🏢 Presencial
Incluye:
Dirección completa de la entrevista
📞 Telefónica
Indica al candidato que recibirá una llamada telefónica.
📨 Canales compatibles
Los recordatorios están disponibles mediante:
Email
WhatsApp
Los correos incluyen automáticamente un archivo .ics para añadir el evento al calendario.
En WhatsApp se utilizan templates aprobadas por 360Dialog.
🗂️ Plantillas de programación
Los recordatorios también pueden preconfigurarse dentro de las plantillas de programación.
Así, cada nueva entrevista creada desde una plantilla heredará automáticamente los recordatorios definidos.
✅ Tip útil: Configura recordatorios directamente en tus plantillas para mantener procesos consistentes entre recruiters y equipos.
🔄 Gestión automática de cambios
El sistema gestiona automáticamente los recordatorios cuando hay modificaciones en las entrevistas.
⚙️ Comportamientos automáticos
Si cambias la fecha → los recordatorios se reprograman
Si modificas los recordatorios → se cancelan los anteriores y se crean los nuevos
Si eliminas la entrevista → los recordatorios pendientes se descartan
Si la hora del recordatorio ya pasó → no se enviará
🚀 Ventajas
Reduce el no-show en entrevistas
Mejora la experiencia del candidato
Automatiza completamente los recordatorios
Funciona mediante Email y WhatsApp
Permite mayor flexibilidad en la gestión de entrevistas
Facilita procesos individuales y grupales