Resumen
Viterbit te permite programar entrevistas de forma manual o compartir un planificador para que los candidatos elijan automáticamente una fecha y hora disponible.
🧩 Qué resuelve
La programación de entrevistas centraliza toda la coordinación entre recruiters, candidatos y miembros del equipo, reduciendo el intercambio de mensajes y facilitando la organización del proceso de selección.
🧭 Introducción
En Viterbit puedes programar entrevistas de dos formas:
Manual, creando la entrevista directamente desde la ficha del candidato.
Automática, compartiendo un Planificador de eventos para que el candidato reserve el horario que mejor le convenga según tu disponibilidad.
Todas las entrevistas quedan registradas en la ficha del candidato y pueden sincronizarse con Google Calendar o Microsoft Calendar.
🗓️ Opción 1. Programar una entrevista con el Planificador de eventos
El Planificador de eventos permite compartir tu disponibilidad para que el candidato reserve una entrevista sin necesidad de intercambiar correos para acordar una fecha.
⚠️ Importante: Antes de utilizar esta opción es necesario tener al menos un planificador configurado.
📄 Consulta el artículo Planificador de eventos para aprender a crear y configurar tus planificadores.
🧩 Usar el planificador
Puedes utilizar un planificador de tres formas distintas:
1a. Enviar un correo manual con el planificador adjunto
Desde el panel del candidato, redacta un nuevo correo y adjunta el planificador.
1b. Usar una plantilla de correo
Crea una plantilla e incluye el planificador directamente, para reutilizarlo fácilmente.
1c. Enviar un correo automático con el planificador
Configura una acción automática que contenga el planificador adjuntado.
💬 2a. Enviar el planificador por WhatsApp
Si tu empresa dispone de la integración de WhatsApp Recruiter, también puedes enviar el planificador directamente por WhatsApp al candidato.
De esta forma, el candidato recibirá el enlace para reservar su entrevista desde la conversación de WhatsApp.
🤖 2b. Enviar el planificador mediante automatizaciones de WhatsApp
El planificador también puede enviarse automáticamente mediante acciones configuradas para WhatsApp, permitiendo que el candidato reciba el enlace de reserva sin intervención manual.
✅ Tip útil: Si tu equipo utiliza tanto correo electrónico como WhatsApp, elige el canal que mejor se adapte a la forma habitual de comunicación con tus candidatos.
⚠️ Importante: Las opciones de envío por WhatsApp solo estarán disponibles para las cuentas que tengan configurada la integración con WhatsApp Recruiter.
👤 Qué ocurre cuando el candidato reserva la entrevista
Una vez que el candidato selecciona una fecha disponible:
La entrevista se crea automáticamente en Viterbit.
El evento se añade al calendario de los participantes.
El candidato recibe la invitación correspondiente.
Si la entrevista utiliza Google Meet o Microsoft Teams, el enlace de videollamada se generará automáticamente y quedará disponible tanto para el candidato como para los asistentes.
🗓️ Opción 2. Programar una entrevista manualmente
También puedes crear entrevistas directamente desde la ficha del candidato.
Crear una entrevista
Accede al perfil del candidato.
Haz clic en el menú de acciones situado en la esquina superior derecha.
Selecciona Programar entrevista.
Completa la información del evento.
📅 Configurar la entrevista
Al crear una entrevista podrás definir:
Fecha.
Hora.
Duración.
Zona horaria.
🎯 Seleccionar el tipo de entrevista
Puedes elegir entre distintos tipos de entrevista:
🏢 Presencial.
💻 Online.
📞 Telefónica.
🎥Google Meets
👥 Microsoft Teams
🎦 Zoom Meet
Entrevista presencial
Será necesario indicar la dirección donde tendrá lugar la entrevista.
Entrevista online
Podrás añadir el enlace de la videollamada.
Si utilizas Google Meet, Microsoft Teams o Zoom Meet y tienes sincronizado tu calendario, el enlace podrá generarse automáticamente.
📄 Si necesitas ayuda para sincronizar tu calendario, consulta el artículo Sincronización de calendarios.
Entrevista telefónica
Solo será necesario indicar que la entrevista se realizará mediante llamada telefónica.
👥 Añadir asistentes
Selecciona los miembros de tu equipo que participarán en la entrevista.
Todos los asistentes recibirán la invitación correspondiente.
📝 Añadir información adicional
Antes de crear la entrevista puedes incluir:
Notas para el candidato.
Notas para los participantes.
Plantillas de correo.
Cuestionarios.
Archivos adjuntos.
Un planificador de eventos, si fuera necesario.
✅ Crear la entrevista
Haz clic en Crear para guardar el evento.
La entrevista aparecerá inmediatamente en la ficha del candidato.
Todos los participantes recibirán una notificación con la información del evento.
⚠️ Importante: Al crear una entrevista, tanto el candidato como los participantes recibirán automáticamente la invitación correspondiente.
✏️ Editar una entrevista
Si necesitas modificar una entrevista ya creada:
Accede a la ficha del candidato.
Haz clic sobre la entrevista.
Realiza los cambios necesarios.
Haz clic en Guardar.
Los participantes serán notificados automáticamente de las modificaciones realizadas.
👀 Experiencia del candidato
El candidato recibirá un correo electrónico con toda la información de la entrevista.
Desde ese mensaje podrá:
Consultar los detalles del evento.
Confirmar su asistencia.
Añadir la entrevista a su calendario personal.
En caso de tratarse de una entrevista online, también tendrá acceso al enlace de la videollamada correspondiente.
🚀 Ventajas
Programa entrevistas manualmente o mediante reserva automática.
Reduce el intercambio de correos para coordinar horarios.
Comparte tu disponibilidad mediante el Planificador de eventos.
Sincroniza entrevistas con Google Calendar y Microsoft Calendar.
Envía invitaciones por correo electrónico o WhatsApp.
Centraliza toda la gestión de entrevistas desde Viterbit.