🧩 Qué resuelve
Las acciones automáticas te permiten optimizar cada etapa de tu flujo de contratación. En lugar de realizar tareas manuales repetitivas (como enviar correos o mover candidatos), puedes definir reglas que se ejecuten automáticamente según las condiciones que establezcas.
⚙️ Cómo se configuran
Accede a Ajustes → Reclutamiento → Flujos de contratación.
Edita un flujo y haz clic en el ícono de rayo ⚡ que aparece en cada etapa.
Añade las acciones automáticas que quieras. Estas se ejecutarán en orden cuando un candidato llegue a esa etapa.
En cada acción podrás:
Definir condiciones que determinen cuándo se ejecuta.
Usar opciones avanzadas para elegir sobre qué candidatos aplicará.
✅ Tip útil: Puedes combinar varias acciones en una misma etapa para crear flujos más completos y personalizados.
🚀 Tipos de acciones disponibles
Hay una amplia variedad de acciones automáticas disponibles en Viterbit que detallaremos una a una.
Al seleccionar una acción automática, se abrirá una ventana con los detalles específicos de su configuración.
En todos los casos, podrás definir cuándo ejecutar la acción, lo que aporta una mayor flexibilidad al flujo y permite adaptar las automatizaciones a cada etapa del proceso.
Las opciones disponibles son:
⚡ Cuando el candidato entra en la etapa
📝 Cuando el candidato completa un cuestionario
📅 Cuando el candidato agenda un evento
📋 Cuando la evaluación ha sido completada
✅ Tip útil: definir correctamente el momento de ejecución te permitirá automatizar tareas clave sin perder control sobre el proceso de selección.
Luego podrás añadir condiciones que sirvan de requisitos para que se ejecute la automatización y además, opciones avanzadas al final de la ventana para indicar sobre qué candidatos se generará la acción.
🆕 Nuevo disparador: Evaluación completada
Ahora puedes ejecutar automatizaciones cuando un candidato complete una evaluación concreta.
Al seleccionar este disparador:
Se mostrará un desplegable.
Podrás elegir qué evaluación específica debe completarse.
💡 Qué permite hacer
Este nuevo disparador habilita automatizaciones mucho más precisas dentro del proceso de selección.
Por ejemplo:
Mover automáticamente candidatos tras completar una evaluación técnica.
Enviar comunicaciones automáticas después de una prueba.
Activar nuevas acciones únicamente cuando una evaluación específica haya sido finalizada.
🎯 Beneficios del nuevo disparador
Mayor automatización del pipeline.
Flujos más inteligentes y personalizados.
Menor intervención manual.
Más control sobre cuándo se ejecuta cada acción.
✅ Tip útil: Utiliza este disparador para separar automatizaciones según el tipo de evaluación realizada por el candidato.
💬 Enviar WhatsApp
Envía mensajes automáticos a través de WhatsApp Recruiter, usando plantillas aprobadas por Meta. Ideal para mantener informados a los candidatos durante su proceso.
⚠️ Importante: Debes tener el módulo de WhatsApp Recruiter configurado y las plantillas aprobadas.
✉️ Enviar correo
Automatiza el envío de correos personalizados según la etapa del flujo. Puedes enviarlos desde tu cuenta o en nombre de otro miembro del equipo, y añadir firmas personalizadas.
🏷️ Añadir etiquetas
Aplica etiquetas automáticas a los candidatos que cumplan ciertas condiciones, lo que facilita su clasificación y búsqueda posterior.
🗒️ Añadir nota
Agrega notas automáticas al perfil de un candidato. Muy útil para registrar información relevante o recordatorios durante procesos complejos.
🔄 Mover de etapa
Configura el movimiento automático de candidatos entre etapas del flujo según los criterios que definas.
❌ Descalificar
Descarta automáticamente a los candidatos que no cumplan los requisitos que especifiques.
📊 Enviar correo con encuesta NPS
Envía automáticamente encuestas de satisfacción a candidatos (por ejemplo, a los descalificados) para conocer su experiencia con el proceso.
💡 Evaluación de Soft Skills
Disponible si tienes instalado el módulo Talent Assessment. Permite automatizar la evaluación de competencias blandas de los candidatos.
Con el nuevo disparador en las automatizaciones del pipeline:
“Evaluación de Soft Skills completada”
Ahora los clientes pueden configurar acciones automáticas que se ejecuten justo cuando un candidato termina su evaluación de soft skills.
Esto permite, por ejemplo:
Avanzar al candidato en el pipeline usando los filtros que ya conocemos.
Agilizar el siguiente paso del proceso sin intervención manual.
🧾 Enviar cuestionario
Envía automáticamente un cuestionario previamente configurado a los candidatos que lleguen a una etapa específica. Puedes elegir el canal de envío (correo o WhatsApp).
🗓️ Enviar planificador de eventos
Automatiza el envío de planificadores para que los candidatos agenden entrevistas u otros eventos de forma autónoma.
📄 Enviar plantilla de documento
Envía automáticamente documentos predefinidos, como contratos o acuerdos, a los candidatos que cumplan las condiciones que definas.
🏁 Contratar
Esta acción aparece de forma obligatoria en la etapa Contratado y marca como contratados a los candidatos (que cumplan las condiciones seleccionadas) por un determinado usuario dentro de Viterbit con la fecha del movimiento.
💪 Ventajas principales
Ahorro de tiempo en tareas repetitivas.
Menor margen de error en el seguimiento de candidatos.
Comunicación más fluida y oportuna.
Mejora de la experiencia del candidato en cada proceso.