🧭 Introducción
Una buena estructura de roles ayuda a mantener organizados los procesos de selección, mejorar la colaboración entre equipos y proteger la información sensible de candidatos y ofertas.
Con los roles de reclutamiento puedes controlar el acceso a funcionalidades específicas y adaptar los permisos según las necesidades de cada usuario.
🎯 Qué resuelve
Con los roles de reclutamiento puedes:
Definir qué usuarios pueden acceder a candidatos, ofertas y configuraciones.
Limitar permisos sensibles según el perfil del usuario.
Involucrar a hiring managers y entrevistadores sin dar acceso completo a la plataforma.
Crear estructuras organizadas y escalables para equipos de recruiting.
Mejorar la seguridad y el control operativo dentro de la cuenta.
👥 Roles de reclutamiento disponibles
Viterbit incluye varios roles preconfigurados que puedes utilizar como base para organizar tu equipo.
Para verlos navega a:
Ajustes de empresa → Roles y permisos
🔑 Roles preconfigurados
👑 Administrador
Los administradores tienen acceso completo a la plataforma.
Pueden:
Acceder a todos los candidatos y ofertas.
Configurar permisos y ajustes de la compañía.
Gestionar usuarios y roles.
Ver elementos protegidos.
Gestionar integraciones y configuraciones avanzadas.
⚠️ Importante: Este es el único rol que no puede editarse.
🚀 Superior Hiring Manager
Tiene acceso a prácticamente todas las funcionalidades operativas de la plataforma, excepto la configuración global de la compañía.
Puede:
Crear ofertas.
Gestionar candidatos.
Ver reportes.
Eliminar candidatos.
Gestionar procesos de selección.
👤 Hiring Manager
Puede trabajar únicamente sobre las ofertas donde esté asignado.
Puede:
Gestionar candidatos asociados a sus ofertas.
Participar en procesos de selección.
Revisar información de candidatos.
No puede:
Crear nuevas ofertas.
Acceder a reportes globales.
Gestionar configuraciones generales.
👀 Revisor
Rol orientado a usuarios que necesitan seguimiento del proceso sin intervenir directamente.
Puede:
Ver ofertas y candidatos a los que tenga acceso.
No puede:
Editar información.
Gestionar procesos.
Realizar acciones sobre candidaturas.
🎨 Diseñador
Pensado para usuarios encargados de la imagen y personalización del Careers Site.
Puede:
Acceder al editor del Careers Site.
Configurar el diseño y apariencia.
Gestionar widgets de integración en la web corporativa.
💳 Financiero
Acceso exclusivo a información relacionada con:
Facturación.
Suscripciones.
Pagos.
🚀 Recruiter Manager
Las nuevas cuentas incluyen automáticamente el rol Recruiter Manager, diseñado para usuarios con autonomía operativa avanzada.
Este rol incorpora permisos relacionados con:
Configuración de recruiting y flujos.
Gestión de plantillas.
Integraciones.
Equipos y estructura.
Campos personalizados.
Segmentos compartidos.
Apps de recruiting.
Careers Site.
Agentes IA.
Reportes completos.
✅ Tip útil: El rol Recruiter Manager es ideal para líderes de recruiting que necesitan autonomía operativa sin acceso total de administrador.
🔐 Organización de los permisos granulares
Los permisos de los roles se organizan por áreas para que puedas definir con mayor precisión qué funcionalidades puede utilizar cada miembro del equipo.
Al crear o editar un rol, activa únicamente los permisos necesarios según las responsabilidades del usuario.
🎯 Reclutamiento
Agrupa los permisos relacionados con la configuración y gestión de los procesos de selección.
Gestionar flujos de contratación
Permite crear, editar y eliminar flujos de contratación y tipos de etapas.
Gestionar killer questions
Permite crear, editar, duplicar y eliminar plantillas de Killer Questions.
Gestionar evaluaciones
Permite crear, editar, duplicar y eliminar plantillas de evaluación.
Gestionar entrevistas
Permite crear, editar, duplicar y eliminar plantillas de entrevistas.
Gestionar cuestionarios
Permite crear, editar, duplicar y eliminar plantillas de cuestionarios.
Gestionar motivos de descalificación
Permite crear, editar y eliminar los motivos de descarte de candidaturas.
Gestionar MIA Recruiter
Permite crear, editar, duplicar y eliminar perfiles de MIA Recruiter.
Gestionar Careers Site
Permite realizar cambios en el diseño y contenido del Careers Site, así como gestionar código personalizado, dominio y revisar la configuración del widget.
Exportar datos
Permite exportar en CSV la información de candidatos y ofertas.
⚙️ Operativa
Incluye permisos relacionados con plantillas y elementos utilizados habitualmente en la configuración de Viterbit.
Gestionar plantillas de correo
Permite crear, editar, eliminar y duplicar plantillas de correo electrónico.
⚠️ Importante: solo los administradores pueden editar o eliminar plantillas privadas de otros usuarios de las que no sean propietarios.
Gestionar plantillas de documentos
Permite crear y gestionar las plantillas de documentos.
Gestionar plantillas WhatsApp
Permite gestionar las diferentes plantillas utilizadas para los envíos por WhatsApp.
Gestionar campos personalizados
Permite crear, editar y archivar campos personalizados.
Gestionar tarjeta de campos personalizados
Permite configurar la tarjeta que muestra información de los campos personalizados del candidato.
Gestionar etiquetas
Permite crear y eliminar las etiquetas disponibles en la plataforma.
Gestionar localizaciones
Permite crear, editar y eliminar las localizaciones de la empresa.
Gestionar departamentos
Permite crear, editar y eliminar departamentos y perfiles de departamento.
Gestionar equipos
Permite crear, editar y eliminar equipos de la empresa y gestionar sus miembros.
🏢 Empresa
Agrupa permisos relacionados con la organización, configuración y administración de la compañía.
Gestionar segmentos de equipo
Permite crear segmentos compartidos de compañía o equipo en candidatos, procesos y reportes.
Gestionar roles y miembros del equipo
Permite:
Invitar, editar y eliminar miembros de la empresa.
Crear, editar y eliminar roles.
Configurar permisos.
Gestionar aspectos legales
Permite editar los términos legales y las políticas de privacidad (GDPR) de la compañía.
Gestionar suscripción y pagos
Permite consultar la información de facturación y realizar cambios en la suscripción y en los métodos de pago.
🧩 Aplicaciones
Incluye permisos relacionados con la configuración de diferentes módulos de Viterbit.
Gestionar Hiring Plan
Permite configurar Hiring Plan, incluyendo:
Plantillas.
Flujos de aprobación.
Campos de solicitud.
Gestionar Talent Community
Permite configurar la aplicación de Talent Community.
Gestionar Talent Assistant
Permite configurar la aplicación de Talent Assistant.
Gestionar Talent Assessment
Permite configurar la aplicación de Talent Assessment.
💬 Comunicaciones
Permite definir qué acciones puede realizar un usuario sobre las conversaciones de WhatsApp.
Ver conversaciones de WhatsApp
Permite ver las conversaciones de los candidatos a los que el usuario tenga acceso.
Si el usuario puede ver todos los candidatos, también podrá consultar todas las conversaciones, incluidas las anónimas.
Eliminar conversaciones de WhatsApp
Permite eliminar conversaciones de WhatsApp de los candidatos a los que el usuario tenga acceso.
Enviar mensajes por WhatsApp
Permite enviar mensajes a los candidatos a los que el usuario tenga acceso.
📋 Candidaturas
Estos permisos permiten controlar de forma independiente las acciones que un usuario puede realizar sobre las candidaturas.
Gestionar candidaturas
Permite realizar acciones sobre las candidaturas a las que el usuario tenga acceso, como:
Moverlas entre etapas.
Contratar.
Descalificar.
Este permiso permite gestionar el avance de una candidatura sin necesidad de otorgar acceso a otras configuraciones del proceso.
Eliminar candidaturas
Permite eliminar candidaturas de los candidatos y ofertas a los que el usuario tenga acceso.
⚠️ Importante: Gestionar candidaturas y Eliminar candidaturas son permisos independientes. Si un usuario necesita ambas capacidades, debes activar los dos permisos.
📑 Hiring Plan
Permite definir el nivel de acceso del usuario a las peticiones de Hiring Plan.
Ver todas las peticiones
Permite consultar todas las peticiones.
Ver peticiones
Permite consultar las peticiones en las que el usuario tenga participación, por ejemplo como:
Hiring Manager.
Requisition Owner.
Revisor.
🔌 Integraciones
Agrupa los permisos relacionados con integraciones y conexiones externas.
Gestionar integraciones
Permite instalar, configurar y eliminar integraciones con sistemas externos y gestionar los portales de empleo.
Gestionar API keys
Permite crear, editar y eliminar las claves de API de la empresa.
Gestionar webhooks
Permite crear, editar, eliminar y reintentar los webhooks de la empresa.
📊 Reportes
Los permisos de Reportes permiten controlar a qué tipos de análisis puede acceder cada rol.
Entre los permisos disponibles se encuentran:
Ver reportes de ofertas y candidatos: permite consultar los reportes relacionados con ofertas y candidatos a los que el usuario tenga acceso.
Ver reportes de ofertas: permite consultar los reportes de sus ofertas.
Ver reportes de equipo: permite consultar los reportes de desempeño del equipo de las ofertas a las que tenga acceso.
Ver reportes del Careers Site: permite consultar los reportes del Careers Site.
Ver reportes Hiring Plan: permite consultar los reportes de Hiring Plan.
Ver reportes de NPS: permite consultar los reportes de NPS.
Ver reportes de Evaluations Soft Skills: permite consultar los reportes de Evaluation Soft Skills.
📣 Campañas
Permite controlar tanto el acceso a las campañas como las acciones que puede realizar el usuario sobre ellas.
Ver campañas
Permite ver, filtrar y acceder al listado de campañas de captación de candidatos a las que el usuario tenga acceso.
Ver todas las campañas
Permite ver, buscar, filtrar y consultar todas las campañas de captación de candidatos de la plataforma.
Crear campañas
Permite crear campañas de captación de candidatos y duplicar campañas existentes.
Gestionar campañas
Permite crear, editar, pausar y archivar campañas de captación de candidatos.
Ver reportes de campañas
Permite consultar los reportes de campañas, atribución y rendimiento de captación a los que el usuario tenga acceso.
✅ Cómo configurar los permisos de un rol
Al crear o editar un rol:
Revisa las diferentes áreas de permisos.
Activa únicamente aquellos que correspondan a las responsabilidades del usuario.
Comprueba especialmente los permisos de acceso y los permisos de gestión, ya que pueden tener alcances diferentes.
Guarda los cambios.
✅ Tip útil: crea roles pensando en las tareas reales que debe realizar cada perfil. Un Hiring Manager que necesita mover candidaturas, por ejemplo, no tiene por qué disponer también de permisos para configurar plantillas, integraciones o aspectos generales de la empresa.
➕ Crear un nuevo rol de reclutamiento
Para crear un nuevo rol:
Navega a:
Ajustes de empresa → Roles y permisos
Haz clic en Nuevo rol.
📝 Configura la información básica
Completa:
Nombre del rol.
Descripción.
✅ Tip útil: Describe claramente el alcance del rol para evitar confusiones futuras dentro del equipo.
🔐 Configura los permisos
Selecciona los permisos que tendrá el nuevo rol.
⚠️ Importante: Algunos permisos tienen dependencias entre sí.
Ejemplo:
Activar Ver ofertas puede activar automáticamente Ver candidatos.
💾 Guarda los cambios
Haz clic en Guardar para crear el nuevo rol.
👤 Asignar un rol a un usuario
Para asignar un rol:
Navega a:
Ajustes de empresa → Equipo
Selecciona el usuario.
Haz clic en Editar.
Selecciona el nuevo rol.
Guarda los cambios.
Una vez actualizado, el usuario ganará o perderá acceso según los permisos configurados.
🗑 Eliminar un rol
Para eliminar un rol:
Navega a:
Ajustes de empresa → Roles y permisos
Selecciona el rol.
Haz clic en Eliminar rol.
⚠️ Importante: No podrás eliminar un rol que esté asignado actualmente a algún usuario.
Antes de eliminarlo deberás reasignar otro rol a esos usuarios.
🚀 Ventajas de los permisos granulares
Con esta nueva estructura de permisos obtienes:
Más control sobre los accesos.
Mejor seguridad.
Roles más específicos y adaptados.
Mejor organización operativa.
Mayor escalabilidad para equipos grandes.
Menos accesos innecesarios.
✅ Tip útil: Revisa periódicamente los roles y permisos de tu equipo para asegurarte de que cada usuario mantiene únicamente los accesos que necesita.