El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) exige una gestión estricta de la información personal. Estas funcionalidades permiten sistematizar el ciclo de vida de los datos de los candidatos en Viterbit, facilitando el cumplimiento normativo mediante reglas de retención y comunicación automatizada.
Qué permite hacer
Al habilitar estas funciones, el sistema gestiona automáticamente los siguientes procesos:
Retención: Define el tiempo de almacenamiento de datos antes de su expiración.
Eliminación automática: Borra datos tras la expiración del consentimiento, tras el rechazo explícito o ante la falta de respuesta.
Visibilidad: Muestra el estado del consentimiento en la ficha de cada candidato.
Comunicación: Envía correos automáticos para solicitar o renovar el consentimiento e incluye la política de privacidad en el Careers Site.
Cómo activar y configurar
Para acceder a estas herramientas, dirígete a Ajustes de Empresa > Empresa > Legal y GDPR. Al seleccionar Habilitar funciones de GDPR, podrás definir las siguientes reglas:
Reglas de expiración y eliminación
Días para marcar como expirado: Define el periodo de validez del consentimiento (por defecto, 365 días).
Eliminación por expiración: Si se activa, los candidatos se eliminan automáticamente al cumplirse el plazo.
Eliminación por rechazo: Borra instantáneamente a los candidatos que rechacen el consentimiento y envía una notificación al reclutador.
Eliminación por petición: Permite borrar a los candidatos que pidieron la eliminación de sus datos.
Eliminación sin respuesta: Permite borrar a aquellos candidatos que no hayan aceptado ni rechazado la solicitud en el tiempo estipulado.
Renovación de consentimiento
Puedes programar un correo automático para que se envíe días antes de que los datos expiren.
✅ Tip útil: Asegúrate de incluir la variable candidate_consent_url en la plantilla del correo. Esto generará el enlace único donde el candidato podrá leer los términos y aceptar o rechazar la renovación.
Automatización de solicitud en ofertas
Es posible automatizar el envío del correo de solicitud de consentimiento cuando un candidato entra en un proceso de selección.
Esta automatización se dispara cuando se añade un candidato a una oferta y este ingresa en la etapa de Inscrito. Para configurarlo, debes crear una automatización de envío de email en dicha etapa que incluya la variable candidate_consent_url.
⚠️ Importante: Esta automatización solo funciona cuando el candidato se asocia a una oferta. Si creas un candidato manualmente en la base de datos sin asignarlo a ninguna oferta, el correo automático no se enviará.
Solicitud de consentimiento manual y masiva
Si necesitas regularizar candidatos ya existentes o que no entraron por una oferta automatizada, puedes hacerlo desde la base de datos:
Individual: En el perfil del candidato, selecciona Solicitar aceptación de GDPR en el menú de opciones.
Masiva: En la lista de candidatos, selecciona varios perfiles y elige Solicitar aceptación GDPR en el menú de acciones masivas.
En ambos casos, el sistema enviará la plantilla de correo configurada previamente.
Estados del consentimiento
Puedes visualizar y filtrar a los candidatos según su estado actual en la ficha de perfil o mediante los filtros de la base de datos ("Estado GDPR"):
Indeterminado: El candidato no ha respondido a la solicitud.
Aceptado: El candidato ha dado su consentimiento explícito.
Rechazado: El candidato ha denegado el permiso.
Experiencia del candidato
El candidato recibe un correo electrónico personalizable con un enlace.
Al hacer clic, es redirigido a una página del Careers Site donde puede revisar los términos y condiciones y seleccionar los botones de Aceptar o Denegar.
Como ves, te ofrecemos todas las herramientas para que puedas cumplir la normativa vigente sin invertir mucho esfuerzo o tiempo.
Puedes echarle un vistazo ahora en tu cuenta de Viterbit.